Especificações Mínimas (Min Specs)

Especificar apenas os DEVE FAZER e NÃO DEVE FAZER absolutos para obter um propósito.

Panorâmica

Espec. Min. são os elementos fundamentais necessários para a consecução de um propósito com maior autonomia e responsabilidade. Ao contrário de um conjunto maior de exigências, a escolha de normas básicas fundamentais incentiva um grupo ou uma pessoa a executar tarefas com autoridade e liberdade. Entre dois e cinco Espec. Min. são suficientes elementos imprescindíveis para incentivar a inovação.

Quando usar

• Encontrar o que é absolutamente essencial para ter sucesso.
• Oferecer novas possibilidades.
• Reduzir a frustração da primeira linha e liberar as pessoas da microgestão.
• Focalizar ou redirecionar os recursos e energias onde importa.
• Ajudar a dirigir a ampliação e a difusão das inovações com fidelidade.

Como aplicar

Começar:

Convidar os participantes para criar suas Especificações Min., quer dizer, uma lista de FAZER e NÃO FAZER que devem cumprir para atingir seu propósito.

Montagem:

Os participantes sentam-se em torno de mesas. No início, o trabalho é realizado em forma individual, depois em grupos de quatro pessoas e, finalmente, em um grupo bem maior (1-2-4-Todos).

Materiais:

Bloco de notas para registrar as Espec. Min.

Tempo/Passos:

• 5 minutos para gerar Espec. Máximas – uma lista mais ampla de FAZER e NÃO FAZER. 

• 15 minutos: Pequenos grupos fazem a avaliação de cada item com referência a uma declaração de propósito de verificar se ele é fundamental para atingir o propósito declarado. 

• 15 minutos: Uma segunda rodada de avaliação de especificações pode ser necessária. 

• 15 minutos: Usando 1-2-4-Todos, comparar e consolidar através de pequenos grupos.

Como adaptar

• Provoque uma segunda rodada de avaliações para reduzir a lista no mínimo número possível de Espec. Mín.: “Se você seguiu todas as Espec. Mín. exceto esta, conseguiria o seu propósito? Se assim fosse, tire da lista”.
• O uso de Simple Ethnography – Etnografia Simples ou Five Whys – (Cinco Porquês) podem revelar Espec. Min. implícitas.

Dicas

• Comece com uma lista completa de FAZER e NÃO FAZER e inclua o maior número possível.
• Seja implacável na eliminação dos FAZER e NÃO FAZER supérfluos – não permita que surjam Espec. Máx.
• Realize rodadas extras quando necessário.
• Torne-as oficiais – viva de acordo com elas.
• Os participantes devem adaptá-las de acordo com sua experiência prática.
• Se os grupos estiverem achando dificuldades, ajude esclarecendo o propósito.

Recursos

• Paul Plsek em Edgeware ou em http://www.plexusinstitute.com/edgeware/archive/think/
• Alison Joslyn “Business Turnaround: from Lagging to Leading the Industry”.