Les spécifications minimales (Spec. Min.)

Spécifier seulement CE QUI DOIT ÊTRE FAIT et CE QUI NE DOIT PAS ÊTRE FAIT dans l'absolu pour atteindre un but

Panorama

Les spécifications minimales sont les éléments fondamentaux nécessaires pour réaliser un objectif avec une meilleure autonomie et davantage de responsabilités. Contrairement à nombre important de prérequis, le choix d’un petit nombre de règles de base encourage un groupe ou une personne à réaliser ses devoirs avec autorité et liberté. Un nombre minimum de deux à cinq spécifications minimales suffit à permettre la mise en œuvre des conditions nécessaires à l’encouragement de l’innovation.

Quand l'utiliser

• Trouver ce qui est absolument nécessaire pour arriver au succès.
• S’ouvrir à de nouvelles opportunités.
• Réduire la frustration directe et libérer les personnes des contraintes de la micro-gestion.
• Se concentrer sur les ressources et les énergies et les réorienter vers les domaines les plus adaptés.
• Aider à orienter fidèlement les progrès et la diffusion des innovations.

Comment l'appliquer

Commencement:

Les participants sont invités à créer leurs spécifications minimales, c’est-à-dire une liste de choses à FAIRE et à NE PAS FAIRE, à laquelle ils doivent adhérer afin d’atteindre leur objectif.

Configuration:

Les participants s’assoient autour de tables. Dans un premier temps, les travaux ont lieu individuellement, puis en groupes de quatre personnes, et enfin avec un seul grand groupe (1-2-4-Tous).

Matériels:

Des blocs-notes, pour mettre les spécifications minimales par écrit.

Temps/mesures

• 5 minutes pour créer les spécifications maximales, une longue liste de choses à FAIRE et à NE PAS FAIRE.
• 15 minutes: De petits groupes testent chaque point en le confrontant avec les objectifs déclarés, afin de vérifier sa pertinence par rapport à la réalisation de l’objectif poursuivi.
• 15 minutes: Une deuxième session de test pourrait être nécessaire.
• 15 minutes: Utiliser la méthodologie du 1-2-4-Tous, afin de comparer et de renforcer la réflexion en petits groupes.

Comment l'adapter

• Proposer la possibilité d’une deuxième session de test, afin de réduire la liste et d’obtenir un petit nombre de spécificités minimales: “Si vous appliquez l’ensemble des spécificités minimales sauf celle-ci, parviendrez-vous à réaliser votre objectif? Si oui, vous pouvez alors l’effacer de la liste.”
• L’utilisation de la simple ethnographie ou des cinq pourquoi pourrait révéler des spécificités minimales implicites.

Étude de cas

• Commencer avec une liste complète des choses à FAIRE et à NE PAS FAIRE qui soit aussi exhaustive que possible.
• Il convient d’être impitoyable quant à l’élimination des éléments superflus, en évitant de permettre aux spécificités maximales de s’insinuer.
• Si nécessaire, organiser des sessions supplémentaires.
• Donner à ces spécificités un caractère officiel, afin qu’elles soient assumées.
• Les participants doivent adapter ces spécificités par rapport à leur expérience sur le terrain.
• Si les groupes rencontrent des difficultés, il convient de les aider à clarifier l’objectif.

Trucs et astuces

• Alyson Joslyn, avec son ouvrage: Business Turnaround: from Lagging to Leading the Industry.