Espace Ouvert

Ordre du jour proactif

Panorama

L’espace ouvert permet aux participants de conduire l’élaboration d’un programme qui traite plusieurs questions autour d’un thème central, aussi il permet de mener des sessions autour de chaque question. Il utilise la capacité d’auto-organisation et l’ingéniosité des participants pour atteindre les objectifs d’apprentissage. C’est une approche participative qui a pour but l’identification du contenu et les méthodes d’apprentissage pertinentes.

Quand l'utiliser

• Il identifie et aborde les principales questions des participants en un ou deux jours
• Il convient pour des groupes de toute taille
• Il favorise l’apprentissage informel, le brainstorming, le réseautage, la conclusion d’accords et la collaboration au sein de petits groupes qui ont identifié des objectifs communs et ont agi à cet égard
• Il aborde des sujets centraux hautement complexes que l’on ne peut comprendre complètement à titre personnel ou en petit groupe
• Il conçoit des plans d’action

Comment l'appliquer

Commencement:

• Choisissez une question, une thématique ou une déclaration ciblée. L’ampleur du ciblage déterminera le temps nécessaire pour le forum ouvert. Le sujet devrait encadrer clairement les objectifs d’apprentissage.

Disposition:

Placez les chaises en cercle et choisissez un mur blanc pour l’ordre du jour. Utilisez de grandes notes autocollantes pour organiser les propositions d’ordre du jour.

Temps/mesures

• Après avoir expliqué le sujet et les objectifs, demandez aux participants du cercle central de remplir l’ordre du jour.
• Expliquez aux participants comment présenter leurs propositions et les placer dans l’ordre du jour, avec leur nom à des fins de référence.
• Évitez la duplication en encourageant les participants à créer une seule note par point.
• Le modérateur doit être présent tout en étant invisible,apportant une aide et des conseils uniquement en cas de nécessité, et laissant les participants diriger le processus d’apprentissage.
• Veillez à ce que la «loi des deux pieds» soit bien comprise: si à un moment donné, un participant n’apprend rien et n’apporte rien, il doit faire usage de ses pieds pour se rendre dans une autre session.
• Les participants peuvent se déplacer d’un groupe à l’autre tels des bourdons, assurant la pollinisation et la pollinisation croisée des sessions.
• Un conflit peut survenir lorsqu’une personne souhaite se rendre à deux sessions prévues au même moment. La personne concernée doit contacter les deux organisateurs et les convaincre soit de fusionner leurs sessions soit d’en changer l’horaire. Si elle n’obtient pas satisfaction, elle peut se comporter comme un bourdon.
• Mettez suffisamment d’ordinateurs à disposition des participants lors de chaque session en vue de leur apprentissage.
• Un temps doit être réservé à la fin de chaque session pour rédiger un rapport sur le processus d’apprentissage. Il est utile de fournir aux modérateurs un modèle standard qui reprend la durée et le titre, le nom du modérateur, la liste des participants, les points de discussion et les principales recommandations.
• Rassemblez les participants une heure avant la fin de l’exercice afin de discuter des points marquants et desprincipales réflexions lors d’une discussion en table ronde.
• Le modérateur doit se réunir avec un représentant de chaque session afin de recueillir les rapports primaires en vue de préparer un rapport final après le forum ouvert. Ajoutez une table des matières, passez en revue la terminologie et le format du document le cas échéant avant de le distribuer aux participants sous forme imprimée ou en ligne. Les wikis ou blogs sont des moyens de diffusion utiles.Identifiez le participant le plus expérimenté ou passionné pour chaque point de l’ordre du jour pour qu’il convoque les sessions et prenne des notes.
• Proposez que les sessions soient combinées ou se déroulenten parallèle si plusieurs personnes ont identifié les mêmes points centraux.

Étude de cas

Titre:

PARTICIPATION À UN FORUM OUVERT

Activité:

Apprentissage tout au long de la vie: Solutions innovantes

Coordonnées:

T. Wambeke (DELTA)

Description:

Après le premier stade de cours mixte, un jour de la semaine de face-à-face était réservé et s’intitulait uniquement «Forum ouvert sur l’apprentissage électronique innovant et participatif». Le modérateur a présenté le sujet et expliqué le processus. Les participants ne semblaient pas convaincus et il restait 5 minutes avant qu’ils commencent à bouger. Le premier à proposer des sujets a marqué une hésitation, mais rapidement, tous avaient envie d’examiner des points particuliers. Les participants se sont rendus au centre et ont présenté ou noté plusieurs points différents. Tous souhaitaient voir leurs questions importantes adressées. Les discussions approfondies ont occupé les sessions de 90 minutes. Plusieurs participants se sont déplacés d’un groupe à l’autre. Les conversations se sont poursuivies lors de la pause-café et se sont renforcées pendant le déjeuner. À la fin de la journée, les participants avaient énormément appris en peu de temps.

Trucs et astuces

Quatre principes de Forum Ouvert:

• Ce qui se passe est la seule chose qui aurait pu se passer, car ce sont les participants qui dirigent le processus.
• Les personnes décident de la session à laquelle elles veulent aller en fonction de leurs besoins et de leurs intérêts, ce qui signifie qu’à une session donnée, tous les participants ont «leur place».
• Le travail commence au bon moment, quel qu’il soit, car la créativité n’a pas d’horaire fixe.
• Lorsque c’est terminé, c’est terminé. Passez à autre chose, même si le sujet a été traité rapidement.

• Créez des rappels utiles pour les participants par la représentation visuelle du sujet, des quatre principes, de la loi des deux pieds et des dictons stimulants tels que «Soyez prêts à être surpris» sur des tableaux à feuilles ou des affiches.
• N’essayez jamais d’organiser un forum ouvert en moins d’une journée. La durée recommandée est d’un à trois jours. Une exception à cette règle peut être faite si l’objectif d’apprentissage concerne un seul sujet spécifique.
• Établissez les bonnes conditions pour l’activité en assurant la familiarité entre les participants et une atmosphère de collaboration.
• Si trop de sujets sont identifiés, utilisez un processus logique d’élimination pour aider les participants à fixer un calendrier, par exemple en demandant à ces derniers d’indiquer la session qui les intéresse, et en éliminant toutes les sessions qui n’ont probablement pas de participants. Proposez de regrouper tous les sujets apparentés pour réduire davantage l’ordre du jour.
• Pour garantir que les participants écoutent activement au cours de la discussion en table ronde, un «bâton de parole» peut être passé d’une personne à l’autre. Décrire la session en une phrase est une bonne technique pour résumer les résultats.

Ressources

• Des informations pratiques sur la manière de modérer un forum ouvert sont disponibles dans les informations et ressources d’apprentissage: Open Space Technology: A User’s Guide, Harrison Owen.
• Liste de liens vers des ressources pour les modérateurs d’Open Space World: http://www.chriscorrigan.com/parkinglot/facilitation-resources/ (en anglais)
• Vidéo expliquant les principes et le procédé de un forum ouvert: https://www.youtube.com/watch?v=UTEO9CQe7Mw