Dessiner des storyboards

Définir étape par étape les éléments nécessaires pour que les réunions soient productives

Panorama

Les scénarimages sont des séquences qui racontent des changements significatifs dans l’action ou dans les scènes d’un film ou d’une série télévisée. Un scénarimage des dynamiques d’un groupe permet d’inviter les participants à mettre en évidence les éléments micro-organisationnels dont ils ont besoin pour réaliser un objectif, mais aussi de repérer et d’éliminer les causes habituelles des réunions contre-productives (comme l’absence ou le manque de clarté d’un objectif commun, la frustration, l’antagonisme, l’absence des participants, etc.)

Quand l'utiliser

• Évoquer un objectif qui soit clair pour tout le monde.
• S’assurer que les réunions de groupe permettent un travail productif et agréable pour tout le monde.
• Permettre à chaque membre du groupe de participer, au même titre que les autres.
• Favoriser les synergies entre les participants.
• Aider chaque personne à trouver son propre rôle, en garantissant la visibilité du processus d’élaboration.
• Mettre en lumière les faiblesses des pratiques actuelles et initier un changement.
• Innover en tirant profit de toutes les sources de connaissances (explicites, tacites, latentes/émergentes).

Comment l'appliquer

Commencement:

Les participants sont invités à créer un plan détaillé, y compris grâce à des signaux visuels, afin de baliser les interactions qui permettront d’atteindre un objectif. Tout le monde est impliqué dans l’élaboration et la planification de la réunion.

Disposition:

Pour chaque étape énoncée ci-après, utiliser la méthode du 1-2-Tous ou du 1-Tous, avec des cycles rapides. (Utiliser la méthode du 1-2-4-Tous, et supprimer la phase par groupes de 4).

Matériels:

Un grand mur, recouvert d’une grande feuille ou de plusieurs feuillets mobiles, des post-it de grande taille ou des fiches vierges.

Temps/mesures

• 2 à 5 minutes: Aider les participants à clarifier les objectifs de leur travail commun (si nécessaire, utiliser les cinq pourquoi).
• 5 à 10 minutes: Demander aux participants de décrire l’approche ou la microstructure qu’ils utilisent habituellement (ainsi que ses objectifs et les personnes qui y participent) et évaluer de quelle manière elle parvient ou non à réaliser l’objectif déclaré.
• 2 à 5 minutes: Encourager les participants à examiner une nouvelle fois leurs déclarations d’intentions et si nécessaire, à l’améliorer.
• 2 à 5 minutes: Encourager les participants à examiner une nouvelle fois qui doit participer/ou être impliqué, et décider si quelqu’un d’autre doit être intégré ou éliminé.
• 2 à 10 minutes: Décider qui sera invité et qui animera la réunion ou l’activité.
• 5 à 10 minutes: Si plusieurs étapes sont nécessaires, décider qui choisira l’équipe chargée de la conception, et organiser une réunion afin de travailler à l’élaboration d’un scénarimage global (voir l’illustration). Pour chaque réunion, le scénarimage doit définir des éléments comme l’objectif, les activités à réaliser pendant la réunion. Il doit aussi justifier le choix de chaque activité, les étapes, la durée, et les personnes impliquées.

Comment l'adapter

• Utiliser la même approche pour cartographier les observations ethnographiques d’une pratique habituelle.
• Utiliser un diagramme circulaire pour mettre en évidence les objectifs et la fluidité de votre approche.

Trucs et astuces

• Encourager des itérations rapides, tout en faisant preuve de sérieux. Reconduire et approfondir la phase de conception.
• Travailler au minimum avec des groupes de deux personnes (ce qui s’est avéré être très utile) ou avec des petits groupes.
• Utiliser des icônes ou des croquis pour développer rapidement une compréhension partagée et des idées réalisables.
• Intégrer systématiquement une session de compte-rendu.