Especificaciones mínimas

Especificar solamente lo que SE DEBE y lo que NO SE DEBE HACER absolutos para alcanzar un propósito.

Visión general

Las especificaciones mínimas son los elementos fundamentales que se requieren para lograr un propósito con mayor autonomía y responsabilidad. A diferencia de los conjuntos más amplios de requisitos, la selección de normas básicas mínimas alienta a un grupo o individuo a realizar las tareas con autoridad y libertad. Entre dos y cinco especificaciones mínimas son un número suficiente de cometidos para fomentar la innovación.

¿Cuándo usarlo?

• Encontrar lo absolutamente esencial para tener éxito.
• Abrirse a nuevas posibilidades.
• Reducir la frustración en primera línea y liberar a las personas de la microgestión.
• Orientar o redirigir los recursos y las sinergias donde importa.
• Ayudar a orientar la ampliación y difusión de las innovaciones con fidelidad.

¿Cómo aplicarlo?

Al inicio:

Se invita a los participantes a crear sus especificaciones mínimas, es decir, una lista de cosas que deben y no deben hacerse a las que adherirse para lograr su propósito.

Setting:

Los participantes se sientan alrededor de mesas. El trabajo se lleva a cabo primero de manera individual, luego en grupos de cuatro y por último en un grupo grande (1-2-4-Todos).

Materiales:

Cuaderno para escribir las especificaciones mínimas.

Tiempos/pasos:

• 5 minutos para crear las especificaciones máximas, una lista más extensa de las cosas que deben y no deben hacerse.
• 15 minutos: Los pequeños grupos comparan cada punto con una declaración del propósito para comprobar si es fundamental para lograr el propósito declarado.
• 15 minutos: Puede necesitarse una segunda ronda de comprobación de las especificaciones.
• 15 minutos: Utilizando 1-2-4-Todos, comparación y consolidación entre los pequeños grupos.

¿Cómo adaptarlo?

• Hacer una segunda ronda de comprobación para reducir la lista al menor número posible de especificaciones mínimas: «si siguiese todas las especificaciones mínimas excepto esta, ¿conseguiría su propósito? En caso afirmativo, elimínela de la lista».
• El uso de la Etnografía simple o los Cinco porqués puede revelar especificaciones mínimas implícitas.

Estudio de caso

• Empiece con una lista completa de cosas que deben y no deben hacerse e incluya las máximas posibles.
• Sea implacable a la hora de eliminar las cosas superfluas, no permita que se cuelen especificaciones máximas.
• Haga rondas adicionales si es necesario.
• Hágalas oficiales, ríjase por ellas.
• Los participantes deben adaptarlas a su experiencia sobre el terreno.
• Si los grupos tienen dificultades, ayúdelos aclarando el propósito.

Consejos

• Alison Joslyn «Business Turnaround: from Lagging to Leading the Industry».